Votre compte M365 est lié à votre contrat d’enseignant-e ou à votre statut d’étudiant-e.
Lorsque votre droit à ce compte échoit (fin de contrat de travail, fin d'apprentissage ou fin d'étude au secondaire 2), il est désactivé dans les 30 jours puis supprimé dans les 12 mois.
Dès qu’un compte est désactivé, les données tels que courriels, conversations Teams, fichiers, formulaires, etc. sont inaccessibles. Le compte est considéré comme inexistant par le système. Les courriels seront, par exemple, rejetés avec l’indication « Utilisateur inconnu » et la personne disparaît de l’annuaire. La suite Office installée sur un ordinateur privé perdra sa licence et sera désactivée.
Il faut procéder impérativement à la sauvegarde des documents et/ou courriels avant de quitter son poste de travail ou de terminer ses études. Nous recommandons de le faire lors dernière semaine de l’activité.
Voici une liste non exhaustive des recommandations et activités à effectuer :
- Ne pas utiliser l’adresse de courriel @edufr.ch ou @studentfr.ch pour les contacts avec votre futur employeur, privilégier votre adresse privée.
- Sauvegarde des fichiers OneDrive
Les fichiers et les dossiers peuvent être téléchargés à partir de OneDrive vers un autre emplacement, comme un dossier sur un ordinateur personnel, un disque externe ou une clé USB.
- Sauvegarde des blocs-notes OneNote :
- les blocs-notes peuvent être exportés (tutoriel vidéo) afin de pouvoir être importés (tutoriel vidéo), sans compte M365, dans l'application OneNote gratuite (Windows seulement).
- les blocs-notes peuvent être également transférés (tutoriel vidéo) , section par section, d'un compte @studentfr ou @edufr vers un compte M365 privé (gratuit ou payant, Mac et Windows).
- Sauvegarde des courriels
Si vous utilisez un ordinateur sous Windows et que vous décidez de poursuivre avec l’usage d’Outlook vous pouvez exporter les courriers électroniques, les contacts et les calendriers vers un fichier pst.
Si vous décidez de ne plus utiliser Outlook ou que vous utilisez un Macintosh, il faut vous renvoyer manuellement vers votre adresse privée les courriels que vous désirez conserver.
- Sauvegarde d’autres éléments
Prenez le temps de vérifier si d’autres éléments doivent être sauvegardés (Teams, Forms, Stream, etc.) et au besoin transférer ou copier le contenu vers votre environnement privé.
- Licence de la suite Office sur votre ordinateur/smartphone privé
La suite Office installée sur un ordinateur privé perdra sa licence et sera désactivée. Vous aurez la possibilité d’acheter une licence Microsoft ou de mettre une licence fournie par votre nouvel employeur (s’il utilise M365) ou par exemple d’installer Libre Office.
Le cycle de vie d'un compte et de ses données
- Le compte est désactivé et la licence retirée (après 1 mois)
- Les données sont toutes détruites par M365 (3 mois après suppression de la licence)
- L'adresse de courriel est recyclée dans les outils de gestion et peut être utilisée pour une autre personne (après 1 année)
